• پروفرما
واردکنندگان پس از مطالعه مقررات و آيين‌نامه و بخشنامه‌هاي مربوط به ورود کالا و کسب اطلاعات از سازمان‌هاي مربوطه و اطمينان از اين که به کالاي مورد نظر اجازه ورود خواهند داد با فروشنده کالا در خارج به وسيله فاکس، تلکس يا تلفن يا نماينده او در داخل کشور تماس حاصل مي‌نمايد تا از شرايط فروش کالاي مورد سفارش خود از قبيل بهاي واحد کالا، تاريخ تحويل، تاريخ حمل و….. کسب اطلاع حاصل نمايد.
مذاکره با فروشنده کالا (NEGOTIATION)
خريدار پس از مکاتبه و مذاکره با فروشنده يا نماينده او در صورت به توافق رسيدن با آنها پروفرما دريافت مي‌نمايد.
مطالبي که در پروفرما ذکر مي‌شود:
ORIGIN: نشان مي‌دهد که کالا ساخت چه کشوري است.
PAYMENT: نحوه پرداخت بهاي کالا را توضيح مي‌دهد.
نحوه پرداخت امکان دارد نقدي، از طريق اعتبار اسنادي يا براتي باشد.
VALIDITY: مشخص کننده اين است که پروفرما تا چه تاريخي اعتبار دارد. اگر بعد از اين تاريخ در بانک ثبت سفارش گردد امکان داد که فروشنده کالا، شرايط اعلام شده قبلي را قبول ننمايد.
TRANSPORT: نوع وسيله حمل و نقل در اين قسمت ذکر مي‌گردد.
در بعضي از پروفرم‌ها اجازه داده مي‌شود حمل کالا قسمت به قسمت انجام شود.
PRICE ـ قيمت کالا: گاهي قيمت کالا به صورت (C.I.F)(C.&.F)(F.O.B) ذکر مي‌گردد.